Aprenda como aprimorar a gestão de caixa da sua empresa aqui!

A gestão de caixa da empresa é fundamental à saúde financeira do negócio, já que garante a disponibilidade de dinheiro quando ele é necessário — não alguns dias depois. Quando isso não ocorre, dizemos que há um problema de liquidez, o que pode gerar custos adicionais e sérios riscos à continuidade das atividades — nos casos mais graves.

Com um pouco de conhecimento e experiência nesses controles, os riscos diminuem muito e o crescimento da empresa ganha segurança. Continue com a gente pra saber como alcançar o desempenho ideal.

O que é a gestão de caixa?

Pra fugir daquelas definições de dicionário, podemos descrever a gestão de caixa como a organização de todas as tarefas que você precisa fazer pra cuidar do fluxo dos recursos financeiros da empresa. 

Basicamente, os recursos financeiros se traduzem por dinheiro, mas eles nem sempre estão na forma de notas. Incluem, por exemplo, um boleto bancário que ainda não venceu, ou algum que você emitiu, mas ainda não foi pago pelo cliente ou compensado pelo banco.

É na gestão que a empresa monitora as entradas, as saídas e as pendências, por isso dizemos fluxo. Parte desses recursos podem estar em diferentes lugares, como em uma conta em banco ou no caixa físico da loja — que armazena o dinheiro em espécie.

Resumindo, a gestão de caixa monitora todas as movimentações, de acordo com os vencimentos, considerando as previsões de entrada e saída e o que efetivamente foi realizado. Quer entender isso melhor? Vamos pra prática!

Por que é importante fazê-la?

Por falta de uma gestão de caixa eficiente, muitas empresas conseguem um bom lucro, mas nunca percebem a “cor do dinheiro”. Quer um exemplo? Vamos dizer que a empresa vendeu um total de R$200 mil no mês, com 20% de lucro, 50% de custo com fornecedores e 30% de outros gastos. Gerando:

Pra conseguir um bom preço na compra, ela combinou de pagar em uma parcela, mas pra conseguir um bom resultado, vendeu em 2 vezes. Ou seja, no primeiro mês, ela receberá R$100 mil, que vai ter de pagar para os fornecedores, mas ficará devendo os 30% dos outros gastos.

No mês seguinte, ela vai usar a segunda parcela pra pagar o que deve com uma pequena taxa de juros. Por isso, sobrará um pouco menos do que o previsto.

Só que ela já vai ter vendido mais e terá mais pra pagar, pois vencerão os débitos do mês seguinte, nas mesmas condições. Por isso, será preciso usar o dinheiro do lucro (os R$37.660 no caso do exemplo), pra não ficar devendo tanto. Com o tempo, o caixa vai se estabilizar, uma vez que sobra a cada mês formará uma reserva de caixa. Se as vendas forem exatamente do mesmo valor, ficaria assim:

O problema maior é quando, mês após mês, a empresa assume compromissos de pagamento sempre maiores do que as parcelas programadas pra entrar em um mesmo período. Nesses casos, ela nunca consegue formar reserva e fica cada vez mais difícil controlar as contas.

Ficou claro? Se as datas de vencimento das entradas e saídas não baterem e a empresa não tiver uma reserva, o lucro nunca vai se materializar como sobra de caixa, afinal, a empresa sempre precisará de mais dinheiro.

Mas esse é um exemplo simplificado. Ela pode aumentar o estoque além do que precisa, porque os fornecedores estão sempre apresentando promoções. Também pode exagerar na sangria de caixa, retirando além do que lucrou, se o dinheiro entrar antes das despesas.

A única forma de equilibrar as entradas e saídas é controlando o fluxo de caixa, ou seja, programando os pagamentos de acordo com a data de entrada dos recebimentos, ajustando e negociando os prazos, pra otimizar os resultados e garantir uma boa saúde financeira

Como aprimorar a gestão de caixa?

Em tempos de economia digital, ficou fácil fazer esse tipo de controle. Antes dos computadores, ele já foi muito mais complicado. Imagine, por exemplo, como era em um banco, que precisava anotar todos os depósitos e retiradas em papel. 

Com as novas tecnologias e os sistemas de gestão integrados, você consegue automatizar boa parte desses controles. Desse modo, você pode se concentrar na análise do fluxo de caixa, sem precisar se preocupar tanto com os lançamentos — registrados automaticamente no momento das vendas e dos pagamentos.

Nada impede de fazer esses controles em planilhas, por exemplo, mas isso vai gerar bastante trabalho, principalmente se a quantidade de vendas diárias for alta. De qualquer maneira, o seu primeiro passo pra um bom controle é fazer um diagnóstico da situação atual.

Antes de tudo, saiba que você vai precisar de dois controles. Em um deles, é preciso separar as despesas por classes ou centros de custo — despesas administrativas, pagamento de fornecedores, custos fixos (como aluguel e honorários do contador), comissionamentos e assim por diante.

Essas despesas são relacionadas de acordo com a data em que são consumidas. Por exemplo, a conta de luz paga nos primeiros dias de um mês é um consumo que ocorreu no mês anterior. Esses lançamentos são feitos de acordo com o que os contadores chamam de competência dos pagamentos. Não importa quando a conta vence, mas sim a que período ela compete.

Esse controle vai permitir que você monitore a lucratividade, somando as receitas, subtraindo as despesas e verificando o lucro.

Contudo, o controle de caixa exige que você separe as despesas de acordo com o vencimento, pra verificar os períodos nos quais ocorre sobra de caixa ou faltam recursos pra quitar as que venceram. Você precisa lançar isso a cada dia, pra verificar o que é necessário ser feito pra que as saídas coincidam com as entradas.

Com base nesse levantamento, você poderá fazer um planejamento orçamentário, eventualmente contratar um empréstimo e adotar medidas pra diminuir despesas, como adiar investimentos pra quando houver sobra de caixa. Do mesmo modo, também evitar fazer retiradas antes do dinheiro estar de fato disponível.

Mesmo que esteja no caixa, ele pode ser necessário pra cobrir alguma despesa dias depois, antes de outras entradas — o que você só consegue saber com um controle preciso.

Quais os benefícios de uma boa gestão do dinheiro?

Quando você contrata alguns serviços bancários, especialmente os que envolvem crédito, a saúde financeira da empresa é considerada. Até mesmo alguns clientes levantam a saúde financeira dos seus fornecedores, buscando comprar de empresas que consideram sólidas, pois isso garante que os compromissos serão cumpridos.

Por isso, especialmente pra pequenas empresas, a pontualidade nos pagamentos é o segredo pra manter a reputação no mercado, conseguir recursos e fazer melhores negociações. Empresas com uma boa gestão de caixa demonstram organização, transmitem confiabilidade e, em consequência, conquistam mais negócios e oportunidades. 

Vale mencionar que nem todas as soluções de gestão de caixa se baseiam em cálculos e números. A criatividade e a inovação também são importantes na busca por soluções que funcionam. Quer um exemplo?

Pra concluir, entre em contato com as soluções do Banco24Horas e veja como conseguimos melhorar o fluxo dos nossos caixas e ainda oferecer uma funcionalidade relevante pra negócios como o seu!