Gestão de tempo: como ser mais produtivo?

Você já teve a impressão de que seu tempo não rende ou não é suficiente pra dar conta de todas as atividades que precisa fazer em um dia? Por um lado, faz sentido, visto que já foi constatado que ele realmente está passando mais rápido. Segundo o The telegraph, um jornal internacional, a Terra está girando mais rápido. Antes, levava 1,4602 milissegundos a menos que os habituais 86.400 segundos.

Pode parecer pouco, mas é um ponto de atenção para que usemos nossas horas de forma mais produtiva. E isso não se refere apenas à vida profissional. Na pessoal, faz ainda mais falta, já que é o tempo destinado ao lazer, como estar com a família e praticar um hobby.

Quando se relacionar com o tempo se torna um desafio, é preciso se reorganizar e adotar estratégias para que ele renda mais e as suas prioridades se encaixem na rotina. Quer saber como fazer a gestão de tempo? Aprenda nos próximos tópicos.

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo tem a ver com planejamento e organização. Consiste em mensurar o período que se gasta em cada atividade, considerando, por exemplo, todas as que estão planejadas para um dia específico. A partir dessa programação, é possível se organizar ou se reorganizar.

Vamos a um exemplo prático: um profissional que precisa de 4 horas pra realizar uma atividade não pode se comprometer a entregá-la em menos tempo que isso. Se for solicitado às 9h, por exemplo, não deve prometer retorno ainda pela manhã. Além de ser melhor pra se planejar, não compromete sua credibilidade com o setor solicitante.

O que é má gestão de tempo?

Um dos grandes inimigos da gestão de tempo é a tecnologia, embora ela também possa ser uma aliada. Redes sociais e TV são recursos ótimos para se distrair — mas já notou com o tempo passa ainda mais depressa?

Se o objetivo é curtir o ócio, não tem problema. Afinal, esses momentos também são necessários e fazem parte da vida. O que complica é quando eles se tornam maioria, ou quando se tem dificuldade para reduzi-los, e acabam impactando suas obrigações.

A má gestão de tempo é tão prejudicial que, em casos frequentes, pode fazer a pessoa perder o emprego. Sem o devido gerenciamento, os prazos são ultrapassados, os projetos ficam pela metade e, no fim, não tem como sustentar o trabalho. As empresas procuram pessoas cada vez mais produtivas, que tenham habilidade para gerenciar bem seu tempo, otimizando-o.

Se isso não é uma prioridade para o funcionário ou demonstrado em suas atitudes, estamos diante de uma situação difícil. Pode-se dizer que alguém que faz uma má gestão de tempo não o usa de forma consciente, talvez nem sabendo bem como usá-lo.

A longo prazo, não é só o emprego que é afetado. Toda a carreira do profissional sofre, pois, com um mau gerenciamento de tempo, ele sequer se dedica a investir em se especializar. Quando o faz, tem dificuldade pra levar até o final. Por isso, as organizações não realizam investimentos em empregados assim, pois as chances de retorno são menores.

Por que é importante aprender a administrar seu tempo?

Gestão de tempo é uma habilidades mais desejadas pelas empresas, e não é pra menos. Contar com essa qualidade, que faz parte da profissão do futuro e do presente, demonstra senso de prioridade.

Isso é muito importante pra cumprir metas e chegar aos resultados desejados. Aprender a administrar o tempo ainda proporciona diversos benefícios, como os listados abaixo.

Menos retrabalho

A rotina corrida faz a gente se esquecer de detalhes que, com tempo de sobra, não se esqueceria. Uma vez que se faz um bom gerenciamento, você evita realizar a mesma função várias vezes, dedicando-lhe o tempo necessário pra fazer uma única vez, com excelência.

Menos imprevistos

Imprevistos fazem parte da rotina de trabalho de qualquer profissional. Todavia, quanto mais se antecipa a eles, melhor, pois isso diminui seu impacto sobre os outros afazeres.

Maior produtividade

Ao reservar um tempo pra cada atividade e cumpri-las em seu devido prazo, ganha-se mais produtividade. Inclusive, ela não é só uma das vantagens de uma boa gestão, é um objetivo também. Quem não gosta de terminar o dia com a sensação de dever cumprido? Isso pode ajudar você, até mesmo, a conquistar a tão sonhada liberdade financeira!

Mais tempo livre

Pra profissionais liberais, que usam estratégias de gestão de tempo, certamente, ganha-se mais tempo livre pra usufruir melhor de seu dia. Ao organizar bem a semana, dá pra trabalhar menos horas e aproveitar a vida com mais calma.

Menos esforço

Gerenciar o tempo dá trabalho? Pode-se dizer que sim! Mas apenas nos primeiros dias ou semanas, até que a pessoa se acostume a ser mais organizada. Alguns especialistas afirmam que leva, em média, 21 dias pra se adquirir um hábito (só que é a partir disso, ok?).

Então, uma vez que você se habitua a organizar seu dia, em algum tempo, essa demanda se torna fácil, pois será incorporada ao seu dia a dia. Naturalmente, acaba se fazendo menos esforço pra dar conta dos afazeres.

Melhora na reputação

Um profissional com essa qualidade se destaca em seu ambiente de trabalho. Organizado e produtivo, ele tende a desenvolver seu ofício com mais facilidade, contribuindo pra construir uma carreira mais sólida.

Qual é a importância de se estabelecer metas e prazos e de fazer agendamento?

Meta é um tema delicado pra muitas pessoas. Algumas sempre o associam a pressão ou a objetivos inatingíveis. Contudo, olhando para o sentido da palavra de forma madura, percebe-se que é quase impossível viver sem metas, sejam elas profissionais, sejam pessoais. Sabe por quê?

A meta é o intuito daquilo que se faz, é a direção na qual se caminha. Uma pessoa que começa a poupar dinheiro visando a uma viagem especial ou comprar um presente pra quem estima faz do seu desejo uma motivação pra chegar onde quer. No trabalho, isso é ainda mais evidente.

Imagine, simplesmente, trabalhar por trabalhar, sem qualquer perspectiva. Uma rotina assim deixa qualquer empregado sem foco e, provavelmente, ele não vai se esforçar pra ter bons resultados. Por outro lado, quando é bem direcionado por sua gestão, entende seu papel no todo e sabe o que precisa ser feito, e a meta se cumpre.

É natural que toda meta venha acompanhada de um prazo. Caso contrário, torna-se um “objetivo solto”, algo sem propósito, com o qual não se tem muito compromisso. Em uma semana ou três meses, é fundamental estabelecer um tempo para atingi-la. O que vai nortear essa decisão é a própria meta, e as ações que você vai fazer pra se aproximar dela.

Como gerir melhor o tempo?

Até aqui, você já deve ter compreendido que gerenciar bem o tempo só vai trazer benefícios pra sua vida. Se não faz ideia de como começar, basta seguir as dicas abaixo.

Foque o que realmente importa

O conceito de gestão de tempo abrange outros temas, como importância, prioridade e urgência. O primeiro tem a ver com relevância. Quando uma demanda é importante e impacta outras, mesmo se não houver urgência em sua execução, ela continuará sendo relevante. Como saber quando é importante? Basta avaliar como ela influencia a rotina ou a de outras pessoas.

A prioridade está entre a importância e a urgência. São as tarefas imediatas. Não necessariamente vão demandar mais tempo de execução, mas são as que precisam ser realizadas de imediato. O que é prioridade não deve esperar. Isso parece ser urgente, não é? Porém, o conceito por trás de urgente tem a ver com tempo.

Sabe aquela expressão “pra ontem”? Tarefas urgentes são assim, o prazo é apertado. Não quer dizer que seja uma prioridade nem importante, mas que deve ser feita o quanto antes. Mas por que falar de tudo isso? Para conseguir focar o que realmente importa.

Com base nessas definições, você consegue organizar direitinho, até registrando em um bloco ou uma planilha, sobre como vai lidar com seu dia, sua semana e seu mês. E vai atualizando conforme novas demandas forem aparecendo. Levar uma vida minimalista também pode ajudar, sabia?

Planeje seu dia

Às vezes, você pode sentir que seu dia parece um trem desgovernado. Não tem hora pra comer, pra trabalhar ou pra descansar porque não há planejamento. Gerenciar o tempo depende disso. Amanhã, ao terminar seu café da manhã, pegue uma folha em branco ou abra o bloco de notas do celular e comece a registrar o que precisa ser feito nesse dia.

Num primeiro momento, talvez seja difícil identificar quanto tempo vai levar cada atividade, mas use os primeiros dias para se observar e, na semana seguinte, ao repetir o exercício, inclua também metas e prazos. No final do dia, marque o que foi feito o que vai ficar pra depois.

Aprenda a dizer não

Essa atitude não é confortável pra algumas pessoas, mas é provável que boa parte delas reconheça a importância de fazer isso. Não há como ser produtivo dizendo sim pra tudo. Quando se aceita o desafio de gerir melhor o tempo, deve-se assimilar, também, que aparecerão diversos obstáculos no caminho — e esse será um deles.

Não precisa negar todo pedido de ajuda. Se a sua rotina já estiver sendo organizada e você tiver uma média de quanto tempo leva no que precisa fazer, então, sabe se pode ou não aceitar mais uma. O importante é avaliar se quem está pedindo está fazendo algo excepcional ou se falta planejamento, sendo um hábito fazer solicitações de última hora.

Evite distrações

Em casa ou no trabalho, distrações são necessárias para desopilar. Imagine que está sentado há três horas fazendo um relatório, que deve ser entregue às 17h. Há 40 minutos você não consegue mais avançar. Essa é uma ótima hora pra sair da frente do computador, tomar água, fazer um pequeno lanche e respirar um pouco.

Terminou? Volte ao trabalho. Provavelmente, esses poucos minutos que você se afastou foram suficientes pra recuperar o fôlego e fazer o que precisa ser feito. Tome cuidado para realmente voltar ao trabalho, ok? Se possível, ponha o celular no silencioso ou silencie as notificações.

Delegue

Sabe aquela ideia que só você pode realizar a atividade X? Ela não é verdadeira. Com a instrução necessária, é provável que seja possível delegá-la a outra pessoa. Para alguns, é desafiador se sentir saindo do controle ou ver alguém assumindo um papel que antes lhe pertencia, mas é um passo necessário pra gestão do tempo.

Não dá pra fazer tudo. Aceite isso! Isso acontece com frequência em promoções de trabalho. Entra uma pessoa nova e a que ocupava o lugar antes pode apresentar certa dificuldade pra passar as atribuições. É normal! Mas seja profissional. Delegar faz parte.

Use a tecnologia a seu favor

Aplicativos são ótimos pra tornar essa missão mais lúdica. Se não gosta de anotar ou usar o bloco de notas do celular, que tal baixar um app que tenha uma proposta diferente? A web tem inúmeras opções, como o Trello e o Notion, em que dá pra organizar tudo, classificando entre o que é prioridade, o que está em andamento etc.

Crie recompensas

Nosso cérebro gosta de ser recompensado pelos avanços que faz. Uma estratégia pra se organizar no dia a dia é criar recompensas quando cumprir todas as atividades previstas para sua semana. Pode ser uma noite com os amigos pra comemorar, um presente que esteja pensando em comprar ou um dia só pra você, pra descansar.

Um dos diversos pontos positivos de planejar melhor o tempo é isso: ganhar mais produtividade e flexibilidade. Naturalmente, há períodos em que vai ser corrido, até sufocante, mas uma hora você vai voltar pra normalidade.

Gestão de tempo é uma ferramenta indispensável pra vida. Não é só o trabalho que nos demanda produtividade — a vida pessoal também exige que sejamos organizados em relação ao que é prioridade. Lembre-se de que procrastinar e se distrair faz parte. Só não podemos permitir que se tornem empecilhos ao que é necessário fazer. O dia de todo mundo tem 24 horas. É com base nesse espaço de tempo que precisamos nos adaptar e planejar, com foco no que é prioridade!

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